PLANIFICACION
CREACION
EJECUCION
Primeros pasos de una empresa nueva
La creación de una empresa nueva supone un sinfín de retos, desde la creación de un plan de empresa sólido, pasando por la identificación de los pacientes, hasta conseguir el necesario respaldo financiero. Aquí le ofrecemos un poco de ayuda para dar los primeros pasos.
- Alianzas Estratégicas: El Éxito está en la Cooperación
La cooperación parece ser el medio ideal para alcanzar los objetivos fijados por su empresa. Eso sí, siempre y cuando usted desarrolle un buen plan de negocios. Éste se logra a través de iniciativas conjuntas y coordinadas, en algunos casos entre los sectores comerciales y en otros entre los sectores gubernamental, comercial y civil.
Lo importante es que en esta cooperación cada uno de los sectores contribuya con recursos esenciales (financieros, humanos, técnicos, informativos y políticos) y además que participen de manera conjunta en el proceso de toma de decisión, creando sinergias que hagan más eficaz la utilización de los recursos.
¿Por qué es importante para su empresa ser parte de una alianza estratégica?
Las empresas cooperan por una necesidad mutua y asumen juntas los riesgos con la finalidad de alcanzar un objetivo común. Pero además, pueden obtener muchos más recursos que si el negocio lo hiciera cada una por separado. Por ejemplo, esto puede verse en caso de tener una empresa competidora Y. Por lo tanto X necesita ganar a los clientes de un determinado sector que hoy por hoy le son leales a Y. Pero X necesita si o sí comprar una máquina que aumente el volumen de producción para poder abastecer a los clientes de Y. Ahora bien, ¿cómo se supone que esta empresa que apenas puede mantenerse en el mercado incorpore nuevas tecnologías para competir con Y?. La respuesta es sencilla: buscando la cooperación de otra u otras empresas.
Sin embargo, aliarse con otras empresas no es tarea fácil ni algo que pueda hacerse al azar. Usted se preguntará por qué. Tanto las organizaciones comerciales como las no comerciales definen sus propios objetivos. Por ende, para que la cooperación sea tal, es necesario que exista un objetivo común. Volviendo al caso de la empresa X, si ésta quiere establecer una alianza con la empresa A -altamente provista de tecnologías de punta- esto no será razón suficiente para que ambas trabajen en conjunto. Lo fundamental es que X y A tengan un objetivo en común.
Desconocer la importancia de los objetivos compartidos puede ocasionar un conflicto a futuro. Por lo tanto, lejos de conseguir la superioridad de un producto o servicio se tendrá un objetivo sin alcanzar como resultado negativo del negocio.
Por otra parte, la necesidad mutua genera compromiso. Esto sirve para que los socios encuentren respaldo al interior de la empresa como la posibilidad de superar los inconvenientes que cotidianamente surgen en el ámbito de los negocios, como así también, los intereses contrarios de las partes y las diferencias culturales.
Hoy, ante los ciclos críticos de las economías regionales, los estudios de business ponen énfasis en la cooperación como alternativa para alcanzar el tan ansiado éxito.
Las siete características del empresario
La perspectiva de emprender un negocio y hacerlo triunfar suele provocar un cosquilleo en el estómago. Pero no a todo el mundo se lo produce.
¿Cómo saber si reunimos los requisitos para emprender un negocio? La verdad es que no hay forma segura de saberlo, pero veo que hay ciertas características comunes entre las cualidades emocionales y la situación familiar de las personas que se aprestan a embarcarse en una aventura empresarial.
No es necesario reunir las siete características para considerarse un buen aspirante a empresario, pero la verdad es que ayuda. En general, cuanto más se acerque a estas características, más probabilidades tendrá de acumular los requisitos para montar su propio negocio.
1.
Pertenece a la clase de personas que no puede trabajar para otra. No lo digo en un sentido negativo. Los que logran poner en marcha su propio negocio suelen venir de familias cuyos padres trabajaban por cuenta propia. Por lo común, es más fácil conseguir un trabajo en una empresa que iniciar un negocio propio. No es extraño que quienes se abren paso por sí mismos hayan tenido el ejemplo directo de sus padres.
2.
Es un empleado pésimo. Sin paliativos. Muchos de los que ponen un negocio propio han sido despedidos o se han ido de varios trabajos. No me refiero a despidos por falta de trabajo o de cambios a otros trabajos mejor pagados: sólo le pidieron que se marchara o se fue antes de que le echaran. Hay que pensar en ello como si fuera el mercado el que dijera que la única persona capaz de motivarle y dirigirle con eficacia es usted mismo.
3.
Es de los que ven varios significados en el término «estabilidad laboral». Sinceramente, envidio a las pocas personas que conozco que han permanecido con un solo empleador 25 o 30 años. Se sienten segurísimos. Pero, ¿a cuánta gente conoce que pueda estar en una empresa durante tanto tiempo? En una economía tan cambiante, la estabilidad laboral se está tornando efímera de forma alarmante.
4.
Ha alcanzado su techo o no tiene expectativas. A veces, la motivación para embarcarse en el negocio propio nos viene de haber subido todo lo que se podía en nuestro escalafón, mirar alrededor y pensar «y ahora, ¿qué?». Un éxito precoz puede resultar maravilloso, pero una jubilación anticipada puede hacer de gente enérgica y motivada auténticos chiflados.
5.
Ya ha estudiado el mercado. No se le ocurra mencionar siquiera su magnífico proyecto si no ha dedicado tiempo a averiguar si su producto o servicio tiene un mercado. Se lo dirán muchas personas implicadas en negocios fallidos en Internet: una buena idea no es por fuerza una idea rentable. No se empeñe en el proyecto sin antes asegurarse de tener buenas posibilidades de que aparezcan los clientes.
6.
Su familia lo apoya. Iniciar un negocio resulta estresante en el mejor de los casos. Si lo hace sin el apoyo de su cónyuge u otros miembros importantes de su familia o su entorno, puede resultar insoportable.
7.
Sabe que no puede hacerlo solo. Es posible que sea el mejor promoviendo su negocio. A lo mejor le encanta llevar las cuentas de la empresa. Igual es de los que monta su negocio basándose en su creatividad o sus conocimientos técnicos para crear un producto.
Quizá se pueda aplicar alguna de las afirmaciones de arriba; lo que no es probable es que destaque en todas esas facetas (o en todas las facetas necesarias para llevar un negocio). Olvídese de la leyenda del «llanero solitario». Aunque lo enfoque desde una perspectiva más o menos individualista, tarde o temprano necesitará ayuda.
El grado de voluntad para aceptar esa ayuda (contratando empleados, buscando socios o asesores para los aspectos que no domine) es un indicador del posible éxito del negocio. «Ningún empresario ha triunfado solo», escribe el agente de desarrollo Ernesto Sirolli en su obra Ripples From the Zambezi. «Quien sabe conseguir el apoyo de los demás es el que tiene más posibilidades de éxito.»
Correcta redacción de un plan de negocio
¿Desea emprender un negocio? Estupendo. ¿Tiene un plan de negocio? Si no lo tiene, su negocio no es más que un sueño.
Los bancos y las instituciones de crédito examinan con lupa los planes de negocio antes de tomar la decisión de prestar su dinero. Un plan de empresa incluye los criterios fundamentales que, con sus empleados, aplicará para lograr sus objetivos. Además, le sirve para establecer las prioridades de actuación o las acciones que se deben evitar.
Si su negocio es muy pequeño y trabaja en casa, puede pasar por alto algunas de estas sugerencias. Aun así, no deje de elaborar un plan en el que detalle sus objetivos, la previsión de costos, un plan de comercialización y una estrategia de salida. Los planes deben incluir los pasos hacia el éxito y los indicadores para evaluar tal éxito.
He aquí un sencillo esquema de los aspectos básicos que debe contener un buen plan de empresa.•
Resumen ejecutivo de objetivos
El resumen ejecutivo presenta la estrategia de negocio. Esta es la parte que más interesa a bancos e instituciones de crédito. En las primeras páginas debe convencer al encargado de concederle el crédito de que su propuesta es viable.
Este resumen es, a su vez, un importante instrumento de comunicación de cara a los empleados y a posibles clientes, ya que estos tendrán que comprender sus ideas y su proyecto para darle su apoyo.
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Breve explicación del origen del negocio
Relate con claridad los orígenes de la empresa. No olvide contar cómo surgió la idea.
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Objetivos de la empresa
Explique en unos pocos párrafos sus objetivos a corto y largo plazo, a qué ritmo espera crecer y cuáles son sus principales clientes.
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Biografía de los componentes del equipo directivo
Ponga en este apartado los nombres e historiales de los miembros del equipo directivo, además de sus respectivas competencias.
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Servicios o productos ofrecidos
Un aspecto clave del resumen radica en fundamentar por qué su producto o servicio es distinto de otros en el mercado.
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Mercado potencial de los servicios o productos
Recuerde que tiene que convencer a los prestamistas, a sus empleados y a otras personas de que su mercado potencial es grande y está en expansión. Investigue a fondo esta parte del plan. Si se trata de un negocio local, determine la demanda para su producto o servicio dentro de un radio geográfico concreto. Para ello, establezca una distancia razonable entre sus clientes y su negocio. Si es un negocio en Internet o bien un negocio en Internet que, al mismo tiempo, explota el mercado local, evalúe la posible demanda a escala local o nacional. Un estudio de mercado profesional cuesta mucho dinero. Intente extraer información básica de Internet por medio de los distintos tipos de buscadores que existen.
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Estrategia para vender sus productos o servicios
¿Cómo va a decir al mundo que está listo para hacer negocios? ¿Va a confiar sólo en el boca a boca? En general no es buena opción, a menos que ya se haya hecho un nombre en el sector. ¿Se anunciará en prensa, en televisión, en Internet, en todos? ¿Va a utilizar herramientas de mercadotecnia en línea para incorporar su empresa a los buscadores y anunciarla en otros sitios Web? Especifique cuánto dinero pretende gastar en publicidad.
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Proyección financiera entre tres y cinco años
Haga un resumen de sus previsiones financieras e incluya las hojas de cálculo que haya utilizado para obtener sus resultados. Muestre su balance de situación así como sus cálculos de ingresos y de flujo de efectivo para todo el período previsto. Aquí es donde sus posibles proveedores de financiamiento ven la cuantía del préstamo que necesita para cubrir los costos iniciales. Su éxito o su fracaso dependen en buena medida de las previsiones que haya elaborado. Si no está familiarizado con este tipo de previsión financiera, busque a un profesional. Será un dinero bien gastado.
Estrategia de salida
Esta es una de las partes más importantes de un buen plan de empresa. Muchos pequeños empresarios piensan en la venta de su negocio como parte de la estrategia de salida. Se pueden dejar las riendas a otra persona o lanzar una oferta pública. Puede basar su estrategia en una cantidad de dinero, en un determinado grado de crecimiento de los ingresos, en la receptividad del mercado hacia su idea o en un acuerdo entre directivos. De cualquier modo, ha de desarrollar un plan que le permita, junto a los inversores, recuperar su aportación.
Análisis de la idea: cómo sacar un sobresaliente
Tómese esta tarea como los deberes de cualquier aspirante a empresario. Tan sólo la nota final determina el éxito o el fracaso del negocio.
La tarea consiste en un proyecto de investigación. Se trata de analizar la validez de su plan de empresa. Le voy a mostrar paso a paso cómo realizar el análisis adecuado previo al inicio de un negocio.
Muchos empresarios se han visto en la tesitura de desentrañar el verdadero significado de «adecuado», de modo que le presento a continuación una lista de las cuestiones básicas que cualquier análisis que se precie debe considerar:
Estudio de mercado
Aunque parezca sorprendente, muchos emprendedores inician su negocio sin conocer realmente su mercado. Es crucial estar informado del tamaño potencial de nuestro mercado, así como prever la respuesta a nuestro producto o servicio.•
Datos demográficos. Intentar vender algo sin saber si el comprador tiene dinero en el bolsillo es andar por un camino que conduce directo al fracaso. Conozca las cifras que hay detrás del mercado, como niveles de renta, segmentos de edad o si el mercado potencial está reduciéndose o expandiéndose. Entre las fuentes de datos demográficos se encuentran los organismos gubernamentales, los fiscales y, en el ámbito local, el padrón (impagable si desea información sobre edades).
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Opinión del cliente. Tomar en persona el pulso a sus clientes, reales o potenciales, es otra forma igual de importante de analizar su mercado. Sepa qué es lo que valoran en realidad, ya sea un precio bajo, la atención al cliente o algún aspecto concreto de su producto o servicio. Si está iniciando un negocio o modificando un producto, pregúntese si su empresa sería capaz de resolver problemas a los clientes. «Un buen elemento de análisis es la identificación de problemas que no están resueltos», según palabras de Peter Meyer, autor de Creating and Dominating New Markets, obra que analiza la creación y el dominio de nuevos mercados. «Realice entrevistas de forma periódica y, cuando encuentre a alguien que no sea cliente suyo, pregúntele por qué no lo es. ¿Qué producto podría ofrecerle? ¿Qué problema podría solucionarle?»
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La competencia. Un tercer aspecto en el análisis del mercado es el conocimiento de la competencia. Tenga por descontado que va a competir con alguien, nunca presuponga que es el único en su sector. La investigación in situ es de gran utilidad. Observe el movimiento de clientes, tome nota de los momentos álgidos y bajos y del flujo tanto en el número de clientes como de artículos vendidos. Si se trata de un minorista, no sea tímido y compre algo. Otras opciones consisten en visitar el sitio Web de un competidor o, si se trata de una sociedad anónima, conseguir toda la información escrita que este tipo de empresas debe publicar por ley. Por último, si bien es fácil fijarse en las debilidades de la competencia, ponga gran atención en lo que hacen bien. «Comprenda cómo ganan dinero», recomienda David Gumpert en su libro How to Really Start Your Own Business, que instruye sobre cómo empezar en serio un nuevo negocio. «No se centre sólo en sus pifias; averigüe el secreto de su estabilidad en el negocio.»
Precios
Una tarea secundaria en la realización de este análisis es decidir con cuidado qué se va a cobrar al cliente. Como es natural, es importante saber cómo andan los precios de los demás para poder ser competitivos. A tal efecto, resulta de tremenda utilidad consultar los precios de la competencia y conseguir información de las asociaciones comerciales y profesionales. Pero, como apunta Meyer, preste atención a cada uno de los factores que influyen en la fijación de un precio. «El precio es más una herramienta de mercadotecnia que el medio de recuperar costos», nos dice. «El consumidor pagará más por un producto o servicio de más valor, así que analice a fondo su valor total.»
Ubicación
En efecto, ese principio que reza «ubicación, ubicación, ubicación» es válido, en especial para negocios al por menor. Si tiene algún local en mente, pregunte al dueño si dispone de un estudio de circulación de personas. De nuevo, la información de primera mano es una buena opción. Compruebe cuánta gente pasa por el lugar y si hay aparcamientos cercanos u otros negocios que puedan favorecerle o perjudicarle. No se desentienda de la ubicación aunque no se dedique a las joyas o a lo textil. Una asesoría se beneficia por igual de estar situada en una prestigiosa calle comercial. Así pues, entérese de cómo y cuánto gasta la población que vive en la zona.
Análisis de costos
Saber cuánto se nos va en gastos es vital para conocer cuánto tenemos que ingresar si queremos seguir en el negocio. Estudie al detalle los posibles costos desde los salarios hasta el alquiler y, al menos durante los dos primeros años, desglóselos en trimestres. Como comenta Gumpert, es recomendable ponerse en lo peor a la hora de calcular los gastos: «Lo más seguro es que todo le cueste más de lo que había previsto y que tarde más de lo que esperaba en conseguir su primer cliente.»
Análisis en su justa medida
Si bien un cierto análisis es muy importante para que un negocio prospere y crezca, hay un punto en el que podemos pasarnos de previsores. No haga un análisis tan profundo y complejo que convierta la toma de cualquier decisión en una carga comparable a la de Sísifo. Tenga cuidado de basar su análisis en la realidad. Si, por ejemplo, alcanza sus objetivos de ingresos o el número de personas que le visita coincide con el que esperaba según su estudio de circulación, eso significa que ha hecho bien su análisis. Como recomienda Meyer, que no le pasen inadvertidos los elementos repetitivos: «Si se hace preguntas y obtiene siempre las mismas respuestas, es que la cosa va bien.»
Cinco consejos para calcular los costos iniciales
Aquí se presentan cinco reglas que pueden ayudarle a calcular el costo de emprender un nuevo negocio.
Idee un buen plan… y cámbielo
En casi toda la literatura sobre cómo emprender un negocio se comenta la necesidad de tener un buen plan de empresa. Y es cierto, pero eso no es todo para calcular los costos iniciales.
Jeff Shuman, que dirige los estudios empresariales en Bentley College (Waltham, Massachusetts, Estados Unidos), comenta que «según el modelo tradicional, el empresario ve una oportunidad, elabora un plan de empresa para sacarle partido, establece el capital que necesita, lo consigue y lo emplea en crear el negocio de acuerdo con el plan».
Pero hay un problema esencial en este modelo, según Shuman: que todo gira en torno a la idea de conseguir el objetivo a la primera, lo cual no es fácil que ocurra. «La realidad nos demuestra que algunas de nuestras ideas iniciales son bastante buenas, pero que otras no valen más que el papel donde las escribimos», afirma.
Tanto Shuman como otros especialistas coinciden en señalar que el cálculo de los costos iniciales implica la revisión periódica de nuestros planes y la modificación del modelo de negocio original. Redactar un plan de empresa tiene la ventaja de obligarnos a poner por escrito todos y cada uno de los elementos necesarios para emprender el negocio: asistencia jurídica y fiscal, suministros de oficina, equipamiento, correo, oficinas, salarios de empleados, seguros, etc.
Pero es bueno tener en cuenta que ese plan primario va a ir cambiando de cuando en cuando conforme vayamos aprendiendo cosas nuevas y las vayamos incorporando.
No tenga prisa
Es muy tentador sumar todos los elementos que ha ido acumulando para el negocio por todo lo alto proyectado y decidir que todo eso es lo que necesita para empezar.
Pero parar un poco e ir por un modelo más reducido puede ser una forma de empezar sin arriesgar tanto capital. Shuman se sirve del ejemplo de una persona que calcula que el costo total para iniciar un negocio al por menor en un centro comercial local asciende a unos 1.600 dólares estadounidenses por metro cuadrado.
«Podría empezar por ahí y definir un plan de empresa basándose en esa cantidad», nos dice, «pero quizás le convendría más poner un carrito y comprobar qué demanda hay para sus productos en ese centro comercial».
Esta prueba reduce sus costos iniciales. En este primer ciclo de su negocio, no se dedica tanto a generar beneficios como a generar información. «De este modo, fundará su empresa según un principio de ciclos completados», comenta Shuman. «Cuando inicie el segundo ciclo y desee ampliar su negocio, las cifras no estarán basadas en estudios o análisis, sino en experiencias reales.»
Calcule correctamente los tiempos y los precios
El cálculo del flujo inicial de efectivo es una parte de la previsión de costos iniciales. Se trata de una faceta en la que los empresarios suelen mostrarse menos optimistas de lo que deberían. «Los pequeños empresarios tienden a pensar en precios muy bajos, en la creencia de que, cuanto menores sean sus precios, más competitivos serán», según la opinión de Barbara Bird, quien dirige el programa de administración empresarial de American University (Washington D.C., Estados Unidos). «No tiene por qué ser así por fuerza.»
Prevea el momento de inicio adecuado
Sí, en los comienzos de un negocio, el tiempo es, literalmente, dinero. Digamos que tendrá que enfrentarse a un costo fijo del tipo de un alquiler mensual. Si tiene que hacer reformas en el local antes de empezar, esos costos fijos van a ir aumentando en tanto no pueda abrir al público. Me he encontrado a muchos empresarios que habían trazado un calendario pero que se vieron atrapados en un mar de inspecciones de seguridad, permisos y otros requisitos técnicos exigidos por las autoridades locales.
Por este motivo, opino que uno de los primeros lugares que debe visitar un futuro empresario (incluso antes que el banco) es la oficina de la autoridad local competente en materia de apertura de negocios. Los permisos de construcción y las inspecciones pueden retrasar en meses cualquier plan inicial de apertura al público. Si no prevé de manera adecuada el gasto que supone este tiempo de espera agregado, podría quedarse sin dinero antes de poder empezar.
Sea realista acerca del precio del dinero
Muchos pequeños empresarios financian sus proyectos cargándolo todo a sus tarjetas de crédito. Otros lo solucionan hipotecando sus casas, una opción muy atractiva en Estados Unidos dados los mínimos históricos de los tipos de interés en 2003.
Pero la autofinanciación no es práctica en lo que toca a empresas más grandes. Tom Emerson, director del centro de estudios empresariales en la universidad Carnegie Mellon de Pittsburgh (Pennsylvania, Estados Unidos), señala que, al comenzar un proyecto, el empresario debería computar el costo de la financiación en el cálculo de los costos iniciales y del flujo de caja. «Este costo equivale por norma general al interés que pedirían en el mercado por una cantidad similar invertida en algún negocio de riesgo similar», aclara Emerson. «Suele ser una cifra de unos pocos puntos porcentuales o más sobre la tasa preferencial.»
Funcionamiento de la empresa
Para llevar bien una pequeña empresa es necesario poder actuar con eficacia y guardar un buen equilibrio. Esto implica buscar maneras de mejorar la productividad sin sacrificar la calidad de los productos y los servicios que ofrece la empresa. Averigüe qué piensan ciertos asesores de prestigio acerca de cómo acelerar la buena marcha de su negocio aplicando sistemas más eficaces.
Nuevas oportunidades
Las empresas con éxito, independientemente de su tamaño, se caracterizan principalmente por su capacidad de crear nuevas oportunidades y por su flexibilidad para responder de forma favorable ante cualquier adversidad. Averigüe las opiniones de asesores de prestigio acerca de cómo captar el interés de los clientes y mejorar el servicio.
