Integraal Verhuursysteem

Verhuursoftware voor bouwmaterieel en industrie

Nieuws: IVS start koppeling met GPS-Buddy

Sinds maart 2009 is de GPS-module voor IVS operationeel bij Warmerdam Hoogwerksystemen. Op een kaart van Nederland ziet u in één oogopslag waar u machines moet leveren of ophalen. Dit gecombineerd met de actuele positie van uw vrachtwagens of servicewagens. Deze module is momenteel geschikt voor een koppeling met GPS-buddy. Een koppeling met de GPS-systemen van andere leveranciers kan ook. Geïnteresseerd? Neem gerust contact met ons op. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden van een GPS-module voor andere Track&Trace-systemen.

IVS Orderadministratie

De Orderadministratie is de kern van IVS. Hier beheert u alle informatie over uw orderportefeuille. Die is voor uw gemak in één scherm zichtbaar. Denk aan gegevens over machines, materiaal, werkzaamheden en projecten. Al die informatie roept u eenvoudig per klant of project op. Op een overzichtelijk scherm ziet u meteen alle uitstaande offertes en orders. Met één enkele klik maakt u een nieuwe offerte of order aan. Met nog een enkele klik voegt u een machine aan een order toe.

Uitgebreide planning

Een aantal grafische overzichten kunt u raadplegen: openstaande orders, verwachte binnenkomst, bezettingsgraad, financieel overzicht, kosten/baten en historie.

Automatische selectie van materialen

Automatisch vertelt IVS u welke materialen en werkzaamheden nodig zijn om de order uit te voeren. Stel: u selecteert een systeemsteiger van een bepaalde maat. IVS voegt daar dan de componenten montage, demontage en opties aan toe. Selecteert u een ver-rijker? Dan voegt IVS daar rijplaten, instructie en transport aan toe. Ook de prijzen per uur, dag, week, maand of stuk worden automatisch overgenomen. Verder kunt u alle denkbare kortingsconstructies en prijsafspraken in het systeem opnemen.

Uw machinepark in één oogopslag

Geen machines beschikbaar? U verkoopt geen nee. Snel kiest u via IVS een inhuurbedrijf en een beschikbare inhuurmachine. Op ieder moment kunt u inzien welke machines u inhuurt. Een digitaal planbord geeft u een overzicht van alle uitstaande, te leveren en retour te halen machines. En met één enkele klik neemt u een order of machine (tijdelijk) uit huur.

Wat kan de module Orderadministratie nog meer:

Voorraadbeheer verzorgen;
Opdrachtbevestigingen, afleverbonnen, pakbonnen, beladingsbonnen, retourbonnen, manco-/schadeformulieren maken in uw huisstijl;
(Voorschot)facturen, periodieke facturen, pro-forma-/baliefacturen, manco-/schadefacturen direct in IVS maken of gekoppeld met uw boekhoudprogramma;
Snel de historie van een klant of machine raadplegen;
Een groot aantal overzichten maken: bezettingsgraad, financieel overzicht, planning, kosten/baten, historie, openstaande orders;
Voorbereiden van de verzending per post (etiketten, brieven adresseren);
Documentbeheer verzorgen (koppeling met Word en module Documentenarchief);
Koppelen met Layer-Steiger tekenmodule;
Koppelen met Google Maps;
Machinewisselingen registreren en bijhouden zonder dat dit effect heeft op de facturering.

Module Onderhoudsadministratie

De module Onderhoudsadministratie is onontbeerlijk voor uw werkplaats en de technische dienst. Deze administratie gebruikt dezelfde gegevens als de orderadministratie. Daarnaast kunt u nog veel meer gegevens van uw machines invoeren. Bijvoorbeeld data van smeerbeurten, watercontroles, keuringen en onderdelenlijsten. In een overzichtelijk scherm zoekt u eenvoudig en snel een machine op. U krijgt direct alle gegevens over deze machine. Denk aan onderdelenlijsten, historie onderhoud, meldingen en waarschuwingen.

Controlebeurten inplannen

Wilt u dat een onderhoudsmonteur alle verhuurde machines met accu’s controleert? Met één enkele klik heeft u een lijst van alle machines die een controlebeurt nodig hebben. Wat als een machine moet worden gerepareerd? Dan blokkeert u de machine in het systeem en stuurt een waarschuwing aan de planners. Die zien de waarschuwing direct op hun scherm. Zo voorkomt IVS dat de machine de verhuur ingaat.

Wat kan de module Onderhoudsadministratie nog meer:

Reparaties en onderhoudsbeurten inplannen met de daarbij gebruikte onderdelen en verrichte werkzaamheden, inclusief de daaraan verbonden kosten;
Reparaties, onderhoudsbeurten, keuringskosten voor derden eenvoudig factureren;
De status van uw machines aangeven;
De voorraad van de onderdelen bijhouden en automatisch bestellijsten printen;
De historie van het machineonderhoud bijhouden;
Onderdelen en voorraad beheren;
Gegevenskaart per machine aanmaken;
Periodieke werkzaamheden plannen (smeerbeurten, accucontroles);
Keuringen en servicebeurten inplannen en een kennisgeving daarvan naar klanten sturen;
Kostenoverzicht en urenregistratie monteurs bijhouden;
Servicerapportages maken.

Module Projectadministratie

De module Projectadministratie geeft inzicht in de financiële status van een project:

Een voorcalculatie maken op basis van de offertes en de te verwachten arbeid en onkosten;
De gerealiseerde omzet uitrekenen op basis van verzonden facturen;
Uren registreren op basis van verrichte arbeid (montage, transport, reparaties, onderhoud, enz..);
Additionele kosten registreren, uitgesplitst naar kostengroep en –drager (transport door derden, inhuur, enz.);
Een nacalculatie maken die de gerealiseerde omzet vergelijkt met de voorcalculatie.

Dit alles levert een omzetanalyse op per grootboekrekening.

Inzicht door overzicht

Overzichten geven snel inzicht in verschillen. Ze kunnen worden uitgesplitst naar werknemer of order. Alle overzichten kunt u exporteren naar excel of andere programma’s.

Module Transportmodule

De Transportmodule helpt u om de dagelijkse ritten van uw vrachtwagens en chauffeurs in te delen. In één overzichtelijk scherm ziet u een lijst van:

Alle af te leveren orders;
Alle afgemelde orders;
Alle beschikbare vrachtwagens en chauffeurs.

Op het scherm sleept u eenvoudig het te vervoeren materieel naar één van de beschikbare vracht-wagens. Dat geeft u een compleet beeld van de belading. Eventueel kunt u nog schuiven tussen verschillende vrachtwagens. Zodra alle vrachten zijn ingedeeld, maakt u transportlijsten aan die u met de chauffeurs meegeeft.

Leveringen en retouren

Leveringen en retouren zijn eenvoudig te regelen. U ziet ze duidelijk op uw scherm. Met onze GPS-module ziet u 24-uur per dag waar uw wagens rijden, welke materieel ze al hebben opgehaald en wat ze nog moeten afleveren.

Module Chauffeursmodule

Met de Chauffeursmodule zien uw chauffeurs via een laptop in de vrachtwagen on-line alle informatie over de order die ze moeten afleveren. Bijvoorbeeld informatie over de route op de bouwplaats. Direct na het afleveren of ophalen van materieel voert de chauffeur alle relevante gegevens in op de laptop. Denk aan draaiuren, tank vol en meldingen van schade. Het is mogelijk om de urenregistratie direct door te koppelen naar de Projectadministratie.

Informatie voor planners

De informatie van de chauffeurs geeft de centrale planners via de Transportmodule inzicht in het wel en wee van iedere vrachtwagen. Ook kunnen ze ingrijpen als het moet. Bijvoorbeeld door een vracht over te hevelen van een vrachtwagen die in de file staat, naar één die wat tijd over heeft. Met onze GPS-module ziet u 24 uur per dag waar uw wagens rijden, welke materieel ze hebben opgehaald en wat ze nog moeten afleveren.

Module Steigerplanning

De module Steigerplanning helpt u snel en efficiënt het werk van uw steigerbouwploegen in te delen. In één overzichtelijk scherm ziet u een lijst van:

Alle te monteren steigers;
Alle te demonteren steigers;
Alle steigerbouwploegen.

Op het scherm sleept u de steiger die gemonteerd of gedemonteerd moet worden naar een van de beschikbare ploegen. U geeft ook aan hoeveel tijd beschikbaar is. Direct heeft u een overzicht van de werklast. Eventueel kunt u nog schuiven tussen verschillende ploegen. Zodra alle werkzaamheden zijn gepland, maakt u werkbonnen aan. Die geeft u mee met de ploegen. Het is eenvoudig een aantal dagen vooruit te plannen. Ingedeelde ploegen worden automatisch opgenomen in de orderadministratie en gefactureerd.

Module Barcodescanner (Inventaris)

Het inventariseren van de voorraad is een regelmatig terugkomende klus. Met IVS en een barcodescanner wordt het heel eenvoudig. Eerst laadt u alle voorraadgegevens in de scanner. Vervolgens neemt u de voorraad op door de barcode op alle voorraadartikelen te scannen. Het resultaat wordt weer ingelezen in IVS.

Module Barcodescanner (werkplaats)

Ook in de werkplaats is een barcodescanner een goed hulpmiddel. Op iedere machine zit een label met barcode. Als u die scant, ziet u alle relevante informatie over die machine. Bijvoorbeeld datum laatste smeerbeurt, servicebeurt en watercontrole. Ook ziet u eventuele waarschuwingen en meldingen over de machine. Deze gegevens werkt u met een enkele klik bij. Materiaal dat u voor het onderhoud van een machine gebruikt, boekt u met de barcodescanner direct op die machine. ’s Avonds (of eerder) koppelt u de barcodescanner weer aan IVS. De gewijzigde gegevens worden automatisch in IVS overgenomen.

Module Web

Met de webmodule breidt u uw website uit met een klantenportaal. Uw klant logt erop in en kan zelf zijn openstaande orders en ordergegevens inzien. Ook kan hij direct een order afmelden. Uw planner krijgt automatisch bericht. Daarop meldt hij de order daadwerkelijk af en geeft opdracht om de machine op te halen.

Module Archief/CRM

Vanaf IVS 3.0 is er een module voor Client Relations Management (CRM). In eerste instantie vergemakkelijkt deze module het archiveren van documenten. Alle documenten in IVS worden gestructureerd in de database opgeslagen. Ze zijn daarna niet zomaar meer te wijzigen. U raakt geen documenten meer kwijt. En met verschillende zoeksleutels vindt u de documenten terug. U kunt ze eenvoudig afschermen en beheren. Ook digitale informatie van andere bronnen kunt u aan het archief toevoegen. Aan een opgeslagen document kunt u allerlei informatie en opdrachten koppelen. Denk aan het automatisch (door)mailen naar werknemers, aanmaken van terugbellijsten en nog veel meer.

Lees verder voor wie bestemd

IVS is een verhuurprogramma wat zowel bij kleine (gebruik de orderadministratie) als bij grote onder-nemingen toepasbaar is. Als verhuur of intern verhuur onderdeel uitmaakt van een groter geheel, integreren wij IVS in uw bedrijfs ERP systeem. Wij koppelen ook IVS aan Exact, Muis en andere standaard boekhoudpakketten.

Wij laten u graag kennismaken met IVS door u in kontakt te brengen met gebruikers.

Wij maken ook graag een afspraak voor demonstratie.

ITE data - Telefoon 023-5373350

Tip een vriend