FACTSHEET BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING

Branchegerichte aanpassingen voor meer gemak

Uren en medewerkers. Van levensbelang voor wie leeft van professional service en detacheren. Dus introduceert Exact "BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING". Een web enabled totaalconcept voor beheer van relaties, medewerkers en projecten. Dit geïntegreerde systeem maakt maximaal gebruik van de standaard Exact-software, Exact Globe 2003 en e-Synergy, in combinatie met branchegerichte aanpassingen. U kunt dus niet alleen snel maar ook probleemloos aan de slag.

Starten met een nieuw softwarepakket brengt in eerste instantie extra werk met zich mee. De software dient immers geïnstalleerd en ingericht te worden, zodat het ook aansluit bij uw bedrijfsvoering. Wanneer u nog niet bekend bent met het pakket, kan dit behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Exact biedt daarom de helpende hand met BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING. Deze oplossing biedt bedrijven de mogelijkheid een volledige start met Exact e-Synergy te maken door vier basisprocessen compleet ingericht EN geïmplementeerd aan te bieden. Uw personeelsadministratie, uw relatiebeheer en documentbeheer zijn goed voor het merendeel van de communicaties in organisaties. Belangrijk aspect in de bedrijfsvoering van een zakelijk dienstverlener is de planning tot en met de facturatie van het urenproces. Exact heeft al deze processen reeds voor u ingericht en welke in drie dagen bij uw organisatie geïmplementeerd wordt.

Eén geïntegreerd systeem

Met BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING  gebruikt u één systeem, waarin alle belangrijke dagelijkse handelingen verricht worden en waarmee deze informatie via een beveiligde Internetverbinding altijd beschikbaar en inzichtelijk is op elk gewenst moment en locatie. Want als u dagelijks tijd en handelingen bespaart, kunt meer aandacht besteden aan datgene waar u goed in bent en dat is uw vak! Met Exact e-Synergy haalt iedere ondernemer het optimale uit de organisatie:

	Klantdossiers zijn door alle medewerkers direct opvraagbaar. Hierin vindt u niet alleen de gegevens van de klant, maar ook alle ontvangen en verstuurde documenten, zoals MS® Word, e-mail, gescande documenten, etc. Een dossiermap in de kast bewaren is niet meer nodig, het is immers sneller zoeken via uw PC. Exact e-Synergy bewaart alle ingevoerde informatie op één plek gekoppeld aan de juiste entiteiten, zoals klanten en medewerkers.
	De klantkaart geeft een duidelijk beeld van alle communicaties die vanaf dag één met deze klant hebben plaatsgevonden. Een bericht dat uw collega een belangrijke klant moet terugbellen wordt direct vanuit de klantenkaart aangemaakt. Waarom nog een papieren reminder op zijn bureau achterlaten? Dit kan immers alleen maar zoekraken en is niet inzichtelijk voor de rest van de organisatie. Wat als deze collega ziek wordt? Wordt de klant dan op tijd gebeld?
	Verkooptrajecten hebben met Exact e-Synergy géén geheimen meer. U ziet precies welke trajecten er lopen, wie er mee bezig zijn en wanneer de verwachte datum qua afronding van het verkooptraject is. Dat betekent minder vergaderen en dus meer tijd voor uw klanten en nieuwe opdrachten.
	Vragen over het aantal nog op te nemen vakantiedagen door medewerkers behoren tot het verleden. Exact e-Synergy geeft u op ieder moment een totaal beeld van de planning van medewerkers inclusief het verzuim. Medewerkers kunnen vanaf nu zelf zien hoeveel vakantiedagen zij tot het einde van het jaar nog hebben en Exact e-Synergy verwerkt alle vakantie aanvragen automatisch.
	Belangrijke opdrachten, het afscheid of juist de introductie van een (nieuwe) collega en alle andere belangrijke zaken die voor iedereen in de  onderneming nuttig zijn, worden met een interne nieuwspagina in één keer en door de medewerkers zelf gepubliceerd. Geen berichten meer op een prikbord die niemand leest of elk kwartaal een nieuwsblad sturen. Dit is dus tevens direct een kostenbesparing.
	Alle mogelijke handelingen worden vanuit één startscherm uitgevoerd. Overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en gemakkelijk. Verschillende softwareprogramma’s tegelijk gebruiken is niet meer nodig.

Documentbeheer geïntegreerd met MS® Office. U hoeft dus niet te wennen aan een nieuw tekstverwerkingsprogramma. Géén netwerkmappen meer waar alle informatie ongestructureerd en niet centraal is opgeslagen. U kunt nu documenten snel vinden, de documenten zijn gekoppeld aan het betreffende klantendossier en u raakt deze niet meer kwijt.

	Wanneer u ook met de back-office van Exact werkt heeft u ook direct inzicht in al uw transacties in Exact e-Synergy, zoals omzetgegevens, openstaande posten en bijbehorende documenten. Daarnaast hoeft u al uw klant -en artikelgegevens maar één keer bij te houden.
	Alle informatie in één centraal systeem toegankelijk voor iedereen, op elke locatie en op elk tijdstip. e-Synergy is een web enabled systeem waarmee informatie op één centrale plek vastgelegd wordt. Doordat het systeem via internet bereikbaar is kan de informatie door iedereen op elke gewenste locatie benaderd en aangevuld worden. Denkt u eens aan de projectinformatie, relatiemanagement en al uw medewerkers. e-Synergy is ook het webbased systeem voor de urenadministratie. Ingevoerde uren worden daardoor automatisch realtime in de administratie ingevoerd.
	Uw medewerkers betrekt u nu nog makkelijker bij uw bedrijfsprocessen door het delen van alle eenmalig vastgelegde informatie via het internet.
	Met e-Synergy verantwoorden uw medewerkers hun eigen uren. Met het internetportaal dat Exact biedt maakt het niet uit waar ze zich bevinden: uren kunnen thuis, op de werkplek of onderweg worden ingevoerd. Zij loggen met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord in op het systeem en vullen hun uren in, in bulk of op tijd. Dit hoeft slechts één keer, of het nu dagelijks of wekelijks is. Hiermee komt een einde aan losse urenbriefjes en het ‘overtikken’ van gegevens. Wanneer de uren zijn ingevoerd, kunt u met één druk op de knop facturen genereren. De kwaliteit en snelheid van de facturering gaat omhoog: een betere service voor  klanten.
	Medewerkers op de urenadministratie beschikken altijd over de juiste gegevens. U bewaakt u de kwaliteit van de urenbeweging met de interactieve rapportagetools van e-Synergy. U heeft een helder overzicht van de beschikbare, gereserveerde, geplande, bestede, of gefactureerde uren. Hierdoor zijn opbrengsten en kosten beter voorspelbaar en kunt u indien nodig tijdig ingrijpen.
	Eenmalig invoeren van alle financiële transacties zoals facturen en financiële rapportages. Wanneer de urenstaat is ingevoerd en goedgekeurd dient overgegaan te worden naar facturering. Door de geintegreerde werking van Exact Globe 2003 en e-Synergy is dit mogelijk door eenmalige invoer waaruit direct de facturatie ontstaat.

Deze situaties komen dagelijks in iedere onderneming voor. In uw eigen bedrijf, bij uw klanten, uw leveranciers, maar ook bij uw concurrent. Door al deze factoren met elkaar te integreren, handelt u niet alleen veel sneller, maar hoeft een bepaalde actie niet langer op zich laten wachten dan nodig is.

Optimaal presteren in de zakelijke dienstverlening

Met BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING beschikt u over een volledige en transparante urenadministratie, waarmee u de productiviteit van uw medewerkers maximaliseert en uw kosten minimaliseert.

Ondersteuning bij installatie en implementatie

Een goede implementatie begint met de installatie van de software. Naast de installatie krijgt u ondersteuning bij de verdere optimalisatie van het systeem, aangepast op het Zakelijke Dienstverlening segment. Hierdoor weet u zeker dat u maximaal profiteert van de mogelijkheden van uw nieuwe softwarepakket. Met de oplossing BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING krijgt u ondersteuning op o.a. de volgende gebieden:

	Installatie van de software;
	Standaard inrichting op het gebied van acties, personeel, relatie-,  documenten- en projectbeheer;
	Maken van de koppelingen met Exact Globe 2003:

Met de oplossing BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING  wordt aan de hand van een eenvoudige vragenlijst een inventarisatie van uw organisatie gemaakt. Op basis hiervan voert de consultant de installatie en implementatie standaard in drie dagen uit. Omdat u de vragenlijst vooraf invult, kost dit u geen extra consulturen. De consultant zorgt dat de standaard functionaliteit van de software gebruiksklaar is en adviseert u bij de invulling ervan.

Volledige zekerheid

Vroeg of laat overkomt het iedereen een keer: de totale kosten voor een consult vallen hoger uit dan in de offerte was vermeld. Vooraf is vastgesteld welke aandachtspunten worden meegenomen. Bovendien loopt u geen risico dat de prijs te hoog uitpakt, u weet immers vooraf dat uw consult drie dagen zal gaan duren. Wanneer u kiest voor de oplossing BUSINESS MADE EASY | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING, kiest u voor zekerheid. Bent u hierin geïnteresseerd? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 023–5373350.